Règlement relatif à la protection de la vie privée et aux cookies de la SPRL Infotopics

Le présent Règlement régit le traitement de vos données à caractère personnel par le responsable du traitement : la SPRL Infotopics, ayant son siège social à Kwikaard 74, 2980 Zoersel et inscrite à la BCE sous le numéro BE 0453.326.035, (Ci-après: « INFOTOPICS” »).

Veuillez lire attentivement le présent Règlement. Il contient en effet des informations essentielles sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées et sur les cookies utilisés. En communiquant vos données à caractère personnel sur notre site web : www.Infotopics.be et en envoyant des données à caractère personnel aux adresses électroniques indiquées sur ce site , vous déclarez avoir pris connaissance du présent Règlement et l’accepter expressément, de même que le traitement.

Article premier – Généralités

1.1.     Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est INFOTOPICS. Vous pouvez contacter Infotopics via les coordonnées suivantes :

Kwikaard 74

2980 Zoersel

dirk@infotopics.be

+32(0)3 226 22 19

1.2.     INFOTOPICS respecte la « Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel », telle que modifiée par la Loi du 11 décembre 1998 et les dispositions anti-spams du Livre XII du Code de droit économique consacré au « droit de l’économie électronique ».

1.3.     INFOTOPICS se conforme également, par le présent Règlement, au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 concernant la protection des données à caractère personnel.

Article 2 – Données à caractère personnel

2.1.      Les données à caractère personnel que vous nous communiquez sont les suivantes :

Catégorie 1: lorsque vous nous contactez en tant que client, prospect ou prestataire de services et décidez de fournir à INFOTOPICS les informations suivantes, directement ou par l’intermédiaire d’un tiers (voir ci-dessous), sous n’importe quelle forme imprimable, écrite ou électronique:

  • Données personnelles : votre nom, prénom, profession, date de naissance, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de téléphone mobile, adresse,
  • Données professionnelles (qui dans certains cas peuvent également se rapporter à des personnes physiques): dénomination de la société, identité du représentant de la société, numéro d’inscription à la BCE, adresse du siège social, forme juridique de la société, numéro de TVA;

Catégorie 2, Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter via le site Web : Votre nom (le cas échéant); prénom (facultatif) et votre adresse e-mail.

2.2.      INFOTOPICS peut collecter vos données (à caractère personnel) de différentes manières :

a) En utilisant des cookies (voy. infra) ;

b) Lorsque vous nous fournissez des informations personnelles via notre site Web dans le cadre de l’organisation d’un de nos événements ou formations;

c) Lorsque vous nous fournissez les données personnelles nécessaires pour conclure ou exécuter un contrat avec vous (par exemple pour vous inscrire à un programme d’études);

2.3.      Le site Web utilise également des cookies qui collectent une série de données à caractère personnel. Pour les dispositions concernant l’utilisation de cookies, voy. article 9.

Article 3 – Finalités du traitement

3.1.      Finalités générales :

INFOTOPICS affecte vos données à caractère personnel qu’elle a collectées exclusivement aux usages suivants :

  • Catégorie 1:  Pour fournir et améliorer ce site et en vue de la création de statistiques anonymes ou l’identité des personnes concernée ou de l’entreprise ne peut être déduite, avec comme base juridique les intérêts légitimes d’INFOTOPIC d’améliorer son site et ses services en permanence;
  • Catégorie 2:  Le suivi et la gestion des données des clients, le suivi des inscriptions à des  formations, la fourniture du service après-vente, l’exécution des contrats conclus avec vous ou par vous, la conclusion juridique et l’exécution d’un contrat que vous avez demandé d’une part et juridique obligations de demander certaines informations;
  • Catégorie 3: L’envoi de nos lettres d’information et des annonces ciblées avec votre consentement explicite ou sur base d’un intérêt légitime de INFOTOPICS ou une disposition légale (les dispositions anti-spam du Livre XII du Code du droit des affaires en ce qui concerne le « droit de l’économie électronique ») ;

Vous n’avez aucune obligation de nous communiquer vos données à caractère personnel, mais devez savoir que la prestation de services déterminés est impossible lorsque vous vous opposez au traitement de ces données.

3.2.      Marketing direct :

Les données à caractère personnel sont également utilisées à des fins de marketing direct, à condition que vous nous ayez donné une autre autorisation expresse à cet effet (« opt in »).

Si vous êtes déjà inscrit sur notre liste d’envoi afin de recevoir du matériel marketing sur support papier et/ou sous format électronique, INFOTOPICS peut utiliser vos données pour vous envoyer du matériel marketing et autre concernant INFOTOPICS, ses produits et/ou services. INFOTOPICS peut utiliser les données que vous transmettez en vue d’actualiser des documents conservés par INFOTOPICS.

Cette autorisation peut être retirée à tout moment, sans motivation et sans frais, par exemple en cliquant sur le lien de désinscription prévu à cet effet, en bas de chaque courriel promotionnel.

3.3.      Transfert à des tiers :

INFOTOPICS peut éventuellement transmettre vos données à des tiers (salles de séminaire, hôtels, traiteurs, nos fournisseurs de logiciels des systèmes (bases de données) dans lesquels vos données sont conservées, comptables externes, avocats, banques, assureurs

Le cas échéant, INFOTOPICS tentera raisonnablement de vous informer au préalable qu’elle transférera vos données à un tiers, mais vous reconnaissez que ceci n’est pas techniquement ou commercialement possible dans toutes les situations.

INFOTOPICS ne vend pas vos données à caractère personnel, pas plus qu’elle ne les loue, les partage ou les met commercialement à la disposition de tiers, sous réserve de ce qui est prévu ci-dessus ou de votre consentement préalable.

En cas de réorganisation ou la cession totale ou partielle des activités de INFOTOPICS, dans le cadre de laquelle elle réorganiserait, céderait ou cesserait ses activités professionnelles, ou encore la faillite de INFOTOPICS, pourrait signifier le transfert de vos données à caractère personnel à des nouvelles entités ou de nouveaux tiers exerçant tout ou partie des activités professionnelles de INFOTOPICS.

3.4.      Exigences légales :

Il se peut dans des cas exceptionnels que INFOTOPICS doive divulguer vos données à caractère personnel en vertu d’une injonction judiciaire ou pour satisfaire à une réglementation ou législation impérative. Le cas échéant, INFOTOPICS tentera raisonnablement de vous en informer au préalable, sous réserve des limites prévues par la loi.

Article 4 – Durée du traitement

Les données personnelles sont stockées et traitées par INFOTOPICS pour la période nécessaire en fonction des finalités du traitement et en fonction de la relation contractuelle entre INFOTOPICS et vous.

Les données personnelles des fournisseurs sont conservées jusqu’à 10 ans après la fin de la relation contractuelle avec le fournisseur.

Les données personnelles des clients sont conservées jusqu’à 10 ans après votre dernier contact avec INFOTOPICS (Par exemple : inscription à une formation et / ou activité dans votre profil en ligne et / ou après-vente et / ou participation à des campagnes commerciales).

Les données personnelles des clients potentiels (demandes de devis) sont conservées par INFOTOPICS pendant 1 an après la dernière prise de contact, à moins qu’il y ait eu une prise de contact avec le demandeur dans ce délai. Dans ce cas, une nouvelle période d’un an commence à courir, sans préjudice du droit du prospect d’appliquer ses différents droits relatifs à ses données personnelles, tels que le droit d’être révoqué.

Article 5 – Vos droits

5.1.      Droit d’accès et de rectification :

Vous avez le droit de prendre connaissance, à tout moment et gratuitement, de vos données à caractère personnel, ainsi que de la manière dont INFOTOPICS les utilise.

5.2.      Droit de rectification, d’effacement et de limitation :

Vous êtes libre de communiquer ou non vos données à caractère personnel à INFOTOPICS. Vous avez par ailleurs toujours le droit de nous demander de rectifier, compléter ou effacer vos données à caractère personnel. Vous reconnaissez qu’en cas de refus de communication ou de demande d’effacement de vos données à caractère personnel, certains produits et services ne pourront plus être livrés.

Vous pouvez également demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

5.3.      Droit d’opposition :

Vous disposez également du droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes.

Vous avez par ailleurs toujours le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Le cas échéant, vous ne devez énoncer aucun motif.

5.4.      Droit de libre transfert des données :

Vous avez le droit d’obtenir vos données à caractère personnel que nous avons traitées sous une forme structurée, usuelle et exploitable par ordinateur et/ou de les transférer à d’autres responsables.

5.5.      Droit de retrait du consentement :

Pour autant que le traitement repose sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.

5.6.      Exercice de vos droits :

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à cet effet en joignant une copie de votre carte d’identité :

Kwikaard 74

2980 Zoersel

dirk@infotopics.be

+32(0)3 226 22 19

5.7.      Droit de déposer plainte :

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée : Commission de la protection de la vie privée, Rue de la Presse 35, B-1000 Bruxelles, Tél. +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, courriel :  commission@privacycommission.be.

Cette plainte ne porte pas préjudice à une procédure devant un tribunal civil.

Dans le cas où vous subiriez un dommage suite au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez intenter une action en réparation.

Article 6 – Sécurité et confidentialité

6.1.      Nous avons développé des mesures de sécurité adaptées sur les plans technique et organisationnel afin de prévenir la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès non autorisé ou la communication par erreur à des tiers de vos données à caractère personnel, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

Lorsque des données personnelles sont collectées et traitées, les informations sont transmises sous forme cryptée afin d’empêcher toute utilisation abusive des données par des tiers. Nos mesures de protection sont constamment révisées et mises à jour en fonction des dernières technologies.

6.2.      INFOTOPICS ne peut en aucun cas être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect découlant d’une utilisation fautive ou illicite des données à caractère personnel de la part d’un tiers.

6.3.      Vous devez suivre à tout moment les consignes de sécurité, notamment en faisant obstacle à tout accès non autorisé à votre identifiant et à votre mot de passe. Vous êtes donc seul responsable de l’utilisation du site Web à partir de votre ordinateur, de votre adresse IP et de vos données d’identification, ainsi que de leur confidentialité.

Article 7 – Accès par des tiers

 7.1.      Afin de traiter vos données personnelles, nous accordons l’accès à vos données personnelles à nos employés. INFOTOPICS applique strictement le principe du «need to know basis» au sein de son entreprise. Cela signifie que tout le monde n’a pas accès à vos données. Seules les personnes autorisées de par leur fonction ont accès aux données personnelles pertinentes. De plus, ces personnes n’auront accès qu’aux données qui lui sont utiles pour effectuer les tâches.

Les personnes ayant accès à vos données sont soumises à une stricte discrétion professionnelle et doivent mettre tout en œuvre pour assurer la confidentialité de vos données.

7.2.     Nous garantissons un niveau similaire de protection en concluant des obligations contractuelles opposables à ces collaborateurs et préposés qui sont similaires à celles imposées par le présent Règlement.

Article 8 – Cookies

8.1.      C’est quoi, les cookies ?

Un « cookie » est un petit fichier envoyé par le serveur de INFOTOPICS et installé sur le disque dur de votre ordinateur. Nous seuls pouvons lire les informations stockées sur ces cookies, et ce uniquement pendant la durée de votre visite du site Web.

8.2.      Pourquoi utilisons-nous des cookies ?

Notre site Web utilise des cookies et des technologies similaires pour distinguer vos préférences d’utilisation de celles d’autres utilisateurs de notre site Web. Ils nous aident à vous proposer une meilleure expérience d’utilisation lorsque vous visitez notre site Web et nous permettent de l’optimiser.

Suite à de récentes modifications législatives, tous les sites Web s’adressant à des parties déterminées du territoire de l’Union européenne ont l’obligation de demander votre consentement pour l’utilisation ou le stockage de cookies et de technologies similaires sur votre ordinateur ou des appareils mobiles. Le présent règlement relatif aux cookies vous donne des informations claires et exhaustives sur les cookies que nous utilisons et la finalité qu’ils poursuivent.

8.3.      Types de cookies :

Bien qu’il existe divers types de cookies, que l’on distingue selon leur fonctionnalité, leur origine et leur période de conservation, la législation opère principalement une distinction entre les cookies fonctionnels (ou techniquement nécessaires) d’une part et tous les autres cookies d’autre part.

Le site Web utilise des cookies fonctionnels.

8.4.      Votre consentement :

Vous serez invité lors de votre première visite de notre site Web à accepter nos différents types de cookies. Vous pouvez accepter ou refuser les cookies catégorie par catégorie. Vous pouvez modifier à tout moment la configuration des cookies de notre site Web en cliquant sur l’hyperlien affiché en bas de notre site Web, et donc en retirant votre consentement.

Vous pouvez vous opposer à l’installation de ces cookies en choisissant « Refuser les cookies » sur l’écran pop-up qui s’affichera lors de votre première visite du site Web.

Vous pouvez également refuser ou bloquer les cookies en modifiant les paramètres de configuration de votre système de navigation. La désactivation des cookies peut vous empêcher d’utiliser certaines fonctionnalités du site Web.

Si vous avez d’autres questions ou observations concernant le traitement de vos données à caractère personnel ? N’hésitez pas à nous contacter, soit par courriel à l’adresse électronique dpo@Infotopics.be  ou par courrier à Infotopics SA,Kwikaard 74, 2980 Zoersel.

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